各旅行社：
　　为加强旅行社业务档案管理，依据《旅行社管理条例》、《旅行社管理条例实施细则》和《河北省旅游条例》，结合我市旅行社业务发展实际，现将进一步加强旅行社业务档案管理的有关事项通知如下：
一、加强旅行社业务档案管理的必要性 
我市现有旅行社93家，其中国际社8家，旅行社业初具规模，但单体规模较小、企业素质不高、内部管理制度不全、操作不规范等现象普遍存在，不仅影响了旅行社的服务质量，同时也制约了旅行社业的健康发展。把加强旅行社业务档案管理与学习贯彻科学发展观、依法治旅、行业诚信建设等工作结合起来，进一步健全制度、完善各项管理措施，规范企业经营操作行为势在必行。
二、旅行社业务档案制作，保存要求
旅行社业务档案是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录，是企业发展的必要条件。
（一）业务档案的内容
业务档案主要包括九大要件：
1、旅游合同：即旅行社与旅游者签订的由旅游行政管理部门统一印制并编号登记的旅游合同；
2、计调单：要明确团号，组团（地接）人数、目的地、地接社、导游（领队）、旅游车辆、时间、通讯联络方式等相关事项；
3、行程安排表：应注明具体出发时间、线路、景点、游乐项目、购物点数量及交通、食宿、餐饮等相关内容和标准，应有旅行社签章和游客代表签字；
4、地接社确认件：内容必须与行程安排相互一致，并有合法地接社完整名称和印章；
5、团队保险单：包括旅行社报送的原件和保险公司回执及游客意外险保险单复印件；
6、旅游用车合同：接送游客用车，必须“一车一合同”，旅行社有营运资质的自备车辆要附出车任务单；
7、附件：包括补充协议、条款，其它相关资料等；
8、游客意见反馈表：注明团号、导游姓名、目的地、人数、评价内容，填写人（游客）需注明姓名、通讯联络方式、地址。     
9、导游带团小结：注明出团日期、团号、游客人数、目的地、地接社名称、地陪姓名等基本情况，真实记录团队在吃、住、行、游、娱、购等方面的服务质量以及游客反映情况，对个人的操作表现作出书面小结等。
     （二）业务档案立卷
      为利于规范操作和管理，旅行社业务档案实行统一样式，即业务档案分为卷面、目录、内容三个部分。
1、卷面：每卷档案用牛皮纸或其它硬质纸制作封面，封面标明“XXXX旅行社旅游业务组团（接团）档案”字样，注明起止时间、份数、制作人、保管人、案卷编号等。案卷编号格式为：200X-XX-XX，即年份-月份-当月案卷序号。
2、目录：内容应一目了然，标明序号、日期、旅游目的地、页码等。
3、内容：即依序整理的各旅游团队详细资料。
     （三）业务档案的制作、保存
      1、及时归档立卷。旅游团队返回后，导游应及时将相关资料收集交至旅行社档案制作（保管）人员整理，旅行社当月所有出团团队资料应在最后一个团队返回后，分别按规定立卷归档完毕。
      2、档案资料应按保存件规定的书写墨水统一填写；合同、计调单、行程单等主件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除；地接社回执等传真确认件须用复印件归档，缺件的业务组团档案应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同组团资料一并归档。
      3、档案按九大要件排列顺序整理；每卷档案内容的顺序按当月使用的合同号或团号顺序进行装订。
      4、业务档案应按通用的文档规格装订方法制作。
      5、严格执行旅行社业务档案保存规定，出境游档案保存最少为3年，其它旅游档案保存期最少为2年。
三、加强旅行社业务档案管理的措施：
1、各旅行社要从学习贯彻相关法规知识入手，组织从业人员认真学习相关法律法规和专业技术知识，使每个员工熟悉掌握行业操作标准，做到守法经营，规范操作，自觉增强法制意识和诚信意识。
     2、各旅行社要将业务档案管理作为企业管理的重要基础工作内容，依据相关法律法规和行业服务质量标准，结合本社经营规模、业务流程等实际，制定严格的业务档案管理制度，保证业务档案制作、保存的质量和时效要求。
     3、各旅行社要指定专人负责业务档案资料的归档、检查及档案的制作和保管工作，设立门市部的旅行社要配备兼职档案员，进行专业培训，做到业务精通，档案纸张大小统一，制作整齐美观，资料内容完整、真实。
4、加强日常监督检查，市旅游局把旅行社业务档案管理作为规范旅行社经营行为的重点内容，加强监督、检查和指导，并将其纳入旅行社年检、导游员年检和评先创优的考核内容。
5、自此通知下发之日起，旅行社更换计调单时不需再提供团队确认件等资料。导游员所持计调单第三联，亦交由旅行社存档。
望各单位接此通知后认真执行。旅行社不按规定建立和保存业务档案，旅游行政管理部门将依据有关规定予以处罚。